Döda inte e-posten

De flesta social business-gurus klagar på e-posten. Många vill att den ska bort helt och hållet. Likt Atos "Zero e-mail"-vision.
Men det är som att döda budbäraren. E-posten är oerhört effektiv som asynkron kommunikation i de fall man verkligen vill adressera någon. Och det behovet finns. Det går inte att ta bort behovet av adresserad kommunikation genom att döda kanalen. "Man kan sms:a istället" säger Atos VD. Men det är ju i princip samma sak. SMS är e-post light. Samma grundfunktion, men med sämre möjligheter att välja klient, lagra och strukturera. Nej, varken kanalen eller klienten är orsaken till våra bekymmer med inboxen.
Istället ligger problemet hos avsändaren. Det är avsändaren som sitter på det mesta av makten - som i de flesta kommunikationssystem. Avsändaren tar initiativet och bestämmer när var och hur kommunikationen ska ske. Och till vem. Alternativet till riktad kommunikation som e-post är "broadcast" - att skicka allt till alla hela tiden - knappast ett bra alternativ om man vet vem man vill nå med sitt meddelande.
Nej, döda inte e-posten - men ta ditt ansvar som avsändare. Spamma inte. Var tydlig och kortfattad osv. Framtidens e-post-klienter kommer förhoppningsvis att bli allt bättre på att agera filteragenter så att ansvarsfulla avsändare prioriteras.

Nya verktyg för informationsarbetarna

Enligt Gartner kommer de ledande leverantörerna av programvara för informationsarbetare att ha svårt att hänga med utvecklingen inom området, som leds av snabba nystartade web 2.0-företag. Efter lanseringen av Office 2007 lär det dröja innan det kommer ny funktionalitet från Microsoft, men IBM fortsätter att släppa nya applikationer som bygger på de senaste årens web 2.0-succéer. Man expanderar sitt collaboration-erbjudande med Connections och Quickr.

Detta offentliggjordes på Lotusphere2007, som nu även kan besökas virtuellt i Second Life: http://slurl.com/secondlife/IBM/103/8/23

Hur effektiv är du?

Om du hittat hit, arbetar du förmodligen till största delen med information och kunskap, och då ofta med någon form av elektronisk kommunikation med i processen. Förmodligen upplever du också mer eller mindre kontinuerligt att det finns effektivitetsproblem i detta arbete. Brister i teknik och användbarhet eller avsaknad av kopplingar till de affärs- och informationsprocesser du förväntas stödja eller använda dig av utgör formodligen en stor del av problemen.

Om du inte har något annat för dig ;) - ta  och fundera på vad som upptar din tid på jobbet.

Hur mycket tid läggs på att 

• leta efter information utan att hitta den?
• hitta information som du tvingas slänga för att den av någon anledning inte håller måttet?
• skapa information som redan finns i organisationen, men som du inte kan hitta?

Denna tid måste tyvärr betraktas som till 100% improduktiv, och en ren kostnad för organisationen.

2001 uppmätte Meta Group att denna tid i genomsnitt är 40% av arbetstiden, vilket i så fall skulle innebär en skrämmande låg verkningsgrad för informationsarbetare. Jag tror att effektiviteten höjts de senare åren, åtminstone i de organisationer som infört minst något av följande:

• portaler med personalisering
• dokument- och informationshantering med metadata och taxonomier
• sökmotor

Har man däremot "bara" infört externwebb och intranät byggda på redaktörsdrivna publiceringsverktyg, så återstår en hel del att göra (även om informationsavdelningen må vara nöjd). Detsamma gäller konsoliderande IT-avdelningar, dvs de som satsat på att renodla systemfloran när dotcom-yrans efterdyningar lett till fokus på rationalisering och sparkrav. Att hålla ner IT-kostnaderna är bra, men detta kan aldrig komma i närheten av den potential som finns i effektiviseringen av informationsarbetet ute i verksamheten.